Produktdaten-Management: Mit gesteigerter Datenqualität Bestellprozesse beschleunigen

Um ihre wertvolle Datenressourcen bestmöglich zu nutzen, suchen immer mehr Unternehmen nach geeigneten Softwarelösungen für das Produktdaten-Management (PDM). Die Forderungen nach Einführung solcher Systeme kommen häufig aus den Vertriebs- und Marketingabteilungen. Dabei geht es vor allem um Lösungen, die Product Information Management (PIM) mit Master Data Management und Digital Asset Management vereinen.

Produktdaten-Management beschleunigt Prozesse und steigert Qualität

Hierfür werden alle nötigen Daten aus allen relevanten Bereichen – Produktstammdaten, Produktbeschreibungen, Bilder, Videos, Texte und vieles mehr – zentral zusammengefasst und verknüpft. Die Datenpflege und Zugriffsberechtigungen werden über ein integriertes Berechtigungsmanagement gesteuert. Die entsprechenden Workflows sowie Versionierungen sind ebenfalls einstellbar. Indem alle Anwendungen auf diese zentrale Datenquelle (als single point of truth) zugreifen, ist sichergestellt, dass die Daten über alle Kanäle stets in der aktuellen Version bereitstehen.

Durch den Einsatz eines solchen digitalisierten Produktdaten-Management-Systems lassen sich nicht nur Prozesse beschleunigen und Kosten senken, sondern auch die Qualität der Daten steigern. 

PDM-System muss sich an Unternehmen anpassen

Für die Auswahl des passenden PDM-Systems sind verschiedene Anforderungen zu beachten. Ein entscheidendes Kriterium ist neben den beschriebenen Grundfunktionen die Kompatibilität: Werden bestehende Systeme durch Schnittstellen unterstützt?

Andere Kriterien sind spezifischer: Für international agierende Anbieter spielt zum Beispiel Mehrsprachigkeit eine Rolle. Für andere Hersteller ist die Massenbearbeitung sehr wichtig Erfahrungsgemäß unterscheiden sich Arbeitsweisen und Abläufe einzelner Unternehmen sogar innerhalb einer Branche stark. Die Software sollte sich daher an das Unternehmen anpassen und nicht umgekehrt.

Produktdaten-Management: Anreicherung und Optimierung der Daten

Für mittelständische Unternehmen, deren eigene IT-Abteilung stark ausgelastet ist, kann es sinnvoll sein, mit externen Partnern erste Bestandsaufnahmen durchzuführen – denn die bringen nicht selten Überraschungen mit sich: Die Betrachtung setzt am Ausgangspunkt, bei den Stammdaten, an. Diese Produktdaten werden in der Regel aus dem jeweiligen ERP oder Warenwirtschaftssystem importiert. Aus technischer Sicht sind sie meist korrekt und vollständig. Doch auch die Frage nach der Kompatibilität der Produkte untereinander gilt es zu beachten. Erfahrene Mitarbeiter erkennen Varianten und passende Komponenten vielleicht schon anhand der Produktnummer. Ganz anders stellt sich das für Außenstehende dar. Die Herausforderung ist daher, die Relationen der einzelnen Produktkomponenten untereinander auch IT-technisch abzubilden.

Weitere Optimierungen betreffen die Strukturierung der Produktdaten. So ist es zum Beispiel effizienter, bestimmte Produktausprägungen – wie die Farbe – als Datenobjekt anzulegen, statt sie zahlreichen Artikeln einzeln manuell zuzuordnen. Das hat den Vorteil, dass weitere Daten wie der Farbcode und Abbildungen mit hinterlegt werden können. Änderungen, etwa in der Bezeichnung oder im hinterlegten Farbcode, lassen sich dann automatisch auf alle Artikel übertragen, die diese Farbe verwenden.

Daten auf allen Kanälen ausspielen und Konfiguratoren entwickeln

Im Ergebnis der Datenoptimierung und -anreicherung stehen konsistente und qualitativ hochwertige Daten zur Ausspielung in allen Kanälen bereit. Für Präsentation und Auswahl von Mehrkomponentenlösungen und Produktvarianten ergeben sich daraus aber auch noch zusätzliche Möglichkeiten: Indem die Relation der Daten untereinander mit einbezogen ist, können maßgeschneiderte Konfigurationslösungen entwickelt werden.

Die meisten Unternehmen denken bei Produkt-Konfigurationstools an Kundenanwendungen. Es gibt jedoch noch eine zweite Zielgruppe: Die eigenen Mitarbeitenden. Auch ihnen können Konfigurationen die Angebotserstellung wesentlich erleichtern, indem sie schneller konfigurieren und schneller kalkulieren.

Augmented Reality: Ein Ausblick

Die Anforderungen an PIM-Systeme wachsen mit den neuen Trends in der Kommunikation und Produktpräsentation. Nicht nur 3-D-Umgebungen, sondern zunehmend auch Augmented-Reality-Anwendungen spielen dabei eine Rolle. Erst kürzlich konstatierte Bitkom in einem Leitfaden, dass der Hype um Augmented und Virtual Reality wohl vorüber sei, diese Anwendungen dafür aber jetzt in der Realität angekommen seien. Auch für die Präsentation und plastische Konfiguration von komplexeren oder kundenspezifischen Produktlösungen im B2B-Sektor ergeben sich daraus spannende Möglichkeiten.