Digitale Angebotserstellung: So bringen Sie das Variantenmanagement auf die Höhe der Zeit

Für die Angebotserstellung braucht es fundierte Erfahrung und Fachwissen. Hier Funktionsfähigkeit und Sicherheit zu gewährleisten, ist zeitaufwändig und anspruchsvoll. Gehen Fachkräfte in den Ruhestand oder wechseln den Betrieb, sollten Sie vorbereitet sein, um die Lücke schließen zu können. Beugen Sie vor und sichern sich das nötige Know-how. Wie? Durch die Digitalisierung der Angebotserstellung mit einer CPQ-Software.

CPQ-Software vereinfacht Umsetzung

Fest steht: Im Ergebnis werden Sie davon profitieren, dass die beteiligten Abläufe reibungs- und mühelos gelingen, die komplette Umsetzung deutlich vereinfacht wird. Die Nutzer, also Ihr Vertriebsteam, aber sogar die Kunden selbst werden mit der richtigen Lösung über intuitiv bedienbare Oberflächen nahtlos durch den gesamten Prozess geführt. Weiterer Vorteil: Dabei schlägt das passende System jeweils entsprechende Komponenten und Erweiterungen vor, unterstützt somit auch Cross-Selling und Up-Selling.

Effiziente Angebotskonfiguration

Nur eine digitale Angebotskonfiguration ist eine wirklich zielführende. Mit CPQ-Anwendungen – die Abkürzung steht für Configure, Price, Quote – gelingt es Ihnen, den kompletten Prozess der Angebotserstellung abzubilden. Die Lösungen interagieren dabei über Schnittstellen mit allen relevanten Systemen, etwa mit ERP- oder PLM-Systemen, Konstruktionssystemen, sehr oft auch direkt über ein zentrales System für das Produktinformationsmanagement (PIM). Konfigurationstools arbeiten regelbasiert, Abgleiche und Plausibilitätsprüfungen laufen im Hintergrund.

CPQ-Lösung als Projekt einführen

Wahr ist auch: Vor dem Effizienzgewinn steht ein nicht zu unterschätzender Aufwand. Klar ist, ohne Customizing geht es nicht. Anpassungen müssen Sie immer einkalkulieren. Denn die vorgefertigte Lösung, die einfach nur noch installiert werden muss, steht in diesem Fall nicht zur Verfügung; auch wenn es ein vielfältiges Angebot an CPQ-Lösungen gibt. Sie sind daher gut beraten, die Einführung einer CPQ-Software immer als Projekt anzulegen und die entsprechenden internen Ressourcen einzuplanen.

Der Tipp: Unterschätzen Sie die Dimension eines solchen Projekts nicht und greifen auf externe Beratung und Unterstützung zurück.

Externe Expertise zu nutzen, ist in den meisten Fällen unverzichtbar. Denn es gilt, bei dem Projekt nicht nur die Anpassung des CPQ-Tools an Ihre internen Prozesse zu erreichen, sondern umgekehrt auch die Datenstruktur an die Erfordernisse einer CPQ-Lösung anzupassen.

Erster Schritt: Daten zusammenführen

Um mit der Einführung einer Lösung starten zu können, sind Sie als Erstes gefragt, etwa in Excel-Dateien auf verschiedenen Laufwerken verteilte Daten zusammenzuführen. Eine Herausforderung dabei ist häufig, dass ERP-Systeme zu statisch und unflexibel sind, um Produktdaten so aufzubereiten, dass Sie diese wiederum in CPQ-Lösungen effektiv verwenden können. Zudem sollten Sie bedenken, dass diese einen anderen, eher betriebswirtschaftslastigen Anwenderfokus haben.

Der Tipp: Hier sind PIM-Systeme deutlich besser geeignet, da sie einerseits flexibler und andererseits auf die Anbindung mittels moderner Schnittstellen ausgelegt sind.

Regeln aufstellen: Systemverständnis nutzen

Liegen Produktdaten konsolidiert und strukturiert vor, vereinfachen sie das Vorgehen bereits deutlich. Alle Voraussetzungen sind aber auch dann noch nicht erfüllt. Es ist nämlich das implizite Wissen der Fachkräfte um die Abhängigkeiten der einzelnen Komponenten untereinander, das Sie in Regeln „übersetzen“ müssen. Sich dieses Systemverständnis der Experten aus Vertrieb oder Kundenberatung zunutze zu machen, ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor des Projekts.

Der Tipp: Binden Sie die Wissensträger von Anfang an ins Projekt ein. In Workshops lassen sich die Zusammenhänge herausarbeiten und als Basis für die Regeldefinition nutzen.

User Experience ist erfolgsrelevant

Machen Sie sich darauf gefasst, dass die Anpassung des CPQ-Tools ein durchaus größeres Umdenken erfordert. Bei der Einführung neuer Programme gilt es, oft noch vorherrschende alte Denkmuster zu durchbrechen. In Ihrer Planung mag es stimmen, dass Sie ein passendes Software-Programm auswählen, die nötigen Anpassungen vornehmen und nach der Schulung der Anwender das Programm ausgerollt wird.

Jedoch sollten Sie nicht davon ausgehen, dass es dann von Ihrem Team auch tatsächlich automatisch angenommen bzw. verwendet wird. Die Erwartungen Ihrer Kunden, aber auch die Ihrer eigenen Mitarbeiter sind längst geprägt von den Apps und Anwendungen im privaten Umfeld: Klare, intuitiv nutzbare Oberflächen, nahtlose Benutzerführung sind also Aspekte, die von dem Tool Ihrer Wahl abgedeckt werden sollten.

Der Tipp: Um zu verhindern, dass das neue Tool kaum bis gar nicht genutzt wird, sind Sie gut beraten, das Hauptaugenmerk auf die User Experience zu legen.

Nutzerverhalten in Entwicklung einfließen lassen

Die Erfahrung lehrt: Empirisches Lernen und der MVP-Ansatz sichern Ihnen den Projekterfolg. Wollen Sie auf einmal einen umfangreichen Kriterienkatalog umsetzen, ist das meist kontraproduktiv. Vielmehr sind Sie gut beraten, mit den unbedingt nötigen Features (Minimum Viable Product) zu starten und im Anschluss die Ergebnisse sofort in der Praxis zu testen. Weil Erkenntnisse aus dem Nutzerverhalten dann in die weitere Entwicklung direkt mit einfließen, ist dieses Vorgehen meist das zielführendste:

• Erfassen Sie zunächst die einzelnen Prozess-Schritte.
• Erstellen Sie dann in einem Scribble die entsprechenden Masken.
• Tests können Sie mit einer Papierskizze vornehmen, häufiger wird mit Klick-Dummies gearbeitet.
• Setzen Sie im Anschluss künftige Anwender als Testpersonen ein, die jeden Schritt kommentieren. Entsprechende Fragestellungen können beispielsweise sein, wohin der Anwender klicken oder welche Informationen er als Nächstes suchen würde.
• Auf diesem Weg sorgen Sie dafür, dass sukzessive eine Anwendung entsteht, die genau auf die Abläufe und Erwartungen der Anwender zugeschnitten ist. 

Hübscher Nebeneffekt: Ihre Unternehmenskultur profitiert, wenn die Anwender selbst an der neuen digitalen Lösung mitarbeiten.

Einführung ist steter Prozess

Der wichtigste Aspekt für die erfolgreiche Einführung einer Konfigurationslösung: Nehmen Sie sich nicht vor, alles auf einmal umsetzen zu wollen, sondern gehen Sie Schritt für Schritt vor. Getreu dem Motto „anfangen – und lernen“ werden Sie die CPQ-Software nämlich auch nach der Einführung weiterentwickeln und anpassen müssen – abhängig davon, ob neue Produkte oder Komponenten hinzukommen oder etwa weitere Devices genutzt werden.

Zeit nehmen, Erfolg langfristig sichern

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, so sichern Sie den Projekterfolg langfristig. Auch wenn Sie die Anpassung einer CPQ-Software – abhängig von Produktportfolio und Ausgangslage – einige Wochen oder auch Monate in Anspruch nehmen kann und eine Betreuung in Vollzeit voraussetzt, macht sich dieses Vorgehen bezahlt. Obwohl der klassische Weg der kürzere wäre, stellt dieses Vorgehen sicher, dass Ihr Team die neue Anwendung auch wirklich nutzt. Dies wiederum bedeutet: erhebliche Zeiteinsparung, Fehlerminimierung und messbare Verbesserungen im Variantenmanagement.